Projektem możemy nazwać każde
zaplanowane działanie, które ma jasno określony cel. Osiągnięcie tego celu
wymaga wykonania różnych czynności, które powinny być komplementarne oraz
zachodzić w odpowiednim czasie. Kluczem do zakończenia projektu sukcesem jest
właśnie odpowiednie zarządzanie.
Pierwszym
etapem powinna być identyfikacja projektu, która powinna zawierać:
·
Diagnozę
stanu
Kluczowe
jest ustalenie, jakie są ogólne zamierzenia planowanego działania. Ważne jest
również, aby dokładnie określić, czy posiadamy niezbędne do realizacji projektu
zasoby (sprzęty, środki finansowe etc.) lub czy możemy je w krótkim czasie
pozyskać. Istotne jest ustalenie, czy jest zapotrzebowanie na efekt
identyfikowanego projektu oraz czy konkurencja nie jest zbyt mocna. Trzeba
także przeanalizować zagrożenia, które mogą zablokować lub utrudnić
przeprowadzenie działań niezbędnych do zakończenia projektu sukcesem. Na
podstawie takiej analizy należy następnie stworzyć kilka alternatywnych
scenariuszy działań, które mogą doprowadzić do osiągnięcia zamierzonego celu.
·
Oczekiwane
rezultaty projektu oraz sposoby ich oceny
W tym punkcie należy wyszczególnić dokładne cele projektu oraz rezultaty, które powinny wystąpić po osiągnięciu przewidzianych celów. Istotne jest określenie wpływu inwestycji na otoczenie zewnętrzne oraz sytuację Podmiotu realizującego projekt. Należy ustalić narzędzia oceny efektów projektu (mogą to być np. wskaźniki finansowe) oraz formę ich weryfikacji.
Drugim
etapem jest planowanie projektu.
Na tym etapie opracowywany jest
plan projektu, który powinien zawierać harmonogram oraz budżet i sposób
finansowania zaplanowanych działań. Należy określić czas realizacji oraz sposób
kierowania projektem. Kluczem do sukcesu jest dobór odpowiedniego zespołu
projektowego. W jego skład powinien wchodzić koordynator, do którego każdy z
członków mógłby zwrócić się o poradę lub pomoc. Ponadto ważne jest konkretne
ustalenie zakresu odpowiedzialności poszczególnych pracowników oraz podział
zadań. Ważne w grupie projektowej są: komunikacja i swobodny dostęp do
informacji, a także dzielenie się wiedzą.
Następnie trzeba wykonać analizę
ekonomiczno-finansową oraz sprawdzić, czy projekt jest opłacalny. Jeśli projekt
przejdzie ten etap (po ewentualnych poprawkach) z oceną pozytywną, należy
przejść do etapu trzeciego.
Trzeci
etap polega na wdrażaniu projektu, czyli przystąpieniu do jego realizacji.
Realizacja projektu powinna być na
bieżąco monitorowana, a występujące problemy rozwiązywane. Należy trzymać się
harmonogramu, ewentualnie modyfikować go w zależności od przebiegu działań.
Istotne jest organizowanie spotkań
grup projektowych, gdzie byłaby możliwość wymiany doświadczeń, uwag dotyczących
sposobu działania etc.
Ostatnim
etapem jest zakończenie projektu i podsumowanie.
Na tym etapie ustala się, czy
projekt zakończył się sukcesem oraz jakie efekty spowodował. Analizuje się
popełnione błędy i określa się, jak można było ich uniknąć. Powinno się również
zwrócić uwagę na czynności, które przebiegły sprawnie i zdefiniować procesy,
które ułatwiają przeprowadzanie niektórych czynności.
Efektywne zarządzanie projektem
zwiększa szansę na jego powodzenie. Angażując własny czas lub pieniądze zawsze
powinniśmy zaplanować swoje działania i podjąć się kontroli ich realizacji. Dobry
pomysł jest kluczem do sukcesu, ale trzeba również zwrócić uwagę na opłacalność
jego realizacji.
Źródła:
